Właściciele firm często zadają sobie pytanie: czy warto zmieniać biuro rachunkowe?
Powody bywają różne – zmiany kadrowe, niezadowolenie z jakości obsługi, lepsza oferta cenowa czy potrzeba współpracy online. Sama zmiana biura nie jest skomplikowana, ale wymaga zadbania o wiele formalności, których nie można pominąć.
W tym artykule pokazujemy, jak bezpiecznie i zgodnie z przepisami przejść z jednego biura rachunkowego do drugiego.
Zmiana biura rachunkowego to poważna decyzja, która wiąże się z wieloma formalnościami. Warto przeprowadzić ją krok po kroku, by nie pominąć żadnych ważnych instytucji i dokumentów. Jeśli szukasz sprawdzonego partnera w zakresie księgowości – możesz skorzystać z usług dobryksiegowy.online.
Sprawdź naszą pełną ofertę usług księgowych tutaj: 👉 Zakres usług
Zobacz, jak prosto i przejrzyście wygląda nasz cennik 📊
Masz pytania?
Napisz do nas przez formularz kontaktowy: Kontakt 💬
Nie czekaj — zmień księgowego dobryksiegowy.online i poczuj różnicę już dziś!
1. Dlaczego informowanie urzędów jest tak ważne?
Wielu przedsiębiorców zapomina, że biuro rachunkowe to oficjalny reprezentant ich firmy przed różnymi instytucjami. W bazach urzędowych widnieją pełnomocnictwa księgowych i księgowych – jeśli ich nie zaktualizujesz, pisma z urzędów mogą trafiać do niewłaściwej osoby.
Uwaga: Jeśli nie odwołasz pełnomocnictw starego biura, może ono nadal mieć dostęp do Twoich danych lub być adresatem ważnej korespondencji.
2. Zgłoszenie zmiany do ZUS
Zmiana biura rachunkowego wymaga aktualizacji danych również w ZUS. Można to zrobić online przez portal ZUS PUE.
Krok po kroku:
Zaloguj się na www.zus.pl/pue
Wejdź w: Płatnik → Moje dane (Panel Płatnika)
Wybierz: Zmiana Danych Płatnika → Biuro Rachunkowe
Zaktualizuj dane, zatwierdź zmiany
ZUS przygotował także instrukcję, którą znajdziesz tutaj: https://www.zus.pl/portal/pomoc/index.html?dane_biura_rachunkowego.html
3. Aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym i Celnym
W przypadku urzędów podatkowych zmianę pełnomocnika zgłasza się przez Portal Podatkowy.
Instrukcja:
Zaloguj się na www.podatki.gov.pl
W menu głównym wybierz: Pełnomocnictwa
Wyświetlą się aktywne pełnomocnictwa – kliknij zmień/odwołaj
Postępuj zgodnie z instrukcją: Podręcznik PDF
4. Zmiana pełnomocnika w CEIDG
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, zmiana pełnomocnictwa odbywa się przez stronę: https://logowanie.biznes.gov.pl/login
Kroki:
Zaloguj się
Wybierz: Moja firma → Pełnomocnicy
Uzupełnij dane nowego biura lub usuń stare
Wyślij wniosek
Zmiany te należy zgłosić w ciągu 7 dni od zawarcia nowej umowy z biurem rachunkowym.
5. A co z bankiem, pocztą i sądem?
Banki: każdy bank ma własne zasady. Czasem wystarczy zgłoszenie online, czasem konieczna jest wizyta w oddziale.
Poczta Polska: umożliwia udzielanie i odwoływanie pełnomocnictw zarówno pisemnie, jak i elektronicznie.
Sądy: wymagają pisemnych pełnomocnictw – online nie wystarczy.
6. Jakie dokumenty przekazać do nowego biura rachunkowego?
Zmieniając biuro księgowe, musisz zadbać o przekazanie pełnej dokumentacji. Poniżej lista dokumentów, które nowe biuro musi otrzymać, by kontynuować rozliczenia:
KPiR (wydruki z całego okresu)
Rejestry VAT (zakupów i sprzedaży)
Ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu
Deklaracje ZUS i potwierdzenia ich wysyłki
Deklaracje podatkowe (VAT-7, PIT, CIT) + potwierdzenia
Struktury JPK
Kadry i płace
Faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe
Dobrą praktyką jest sporządzenie protokołu odbioru dokumentów, w którym potwierdzasz kompletność przekazanej dokumentacji.
7. Jakie pełnomocnictwa trzeba złożyć?
Pełnomocnictwo to kluczowa sprawa – bez niego biuro nie może reprezentować Cię przed urzędami.
Rodzaje pełnomocnictw:
PPO-1 – pełnomocnictwo ogólne (najszerszy zakres)
UPL-1 – do podpisywania deklaracji wysyłanych online
UPL-1P – do podpisywania deklaracji papierowych
OPO-1 – do odwołania pełnomocnictwa PPO
Wszystkie pełnomocnictwa składa się przez Portal Podatkowy do CRPO (Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych).
8. Podsumowanie – na co zwrócić uwagę przy zmianie biura rachunkowego?
Odwołaj pełnomocnictwa starego biura (ZUS, US, CEIDG)
Przekaż dokumenty i podpisz umowę z nowym biurem
Złóż nowe pełnomocnictwa (PPO, UPL-1 itd.)
Sprawdź bank, sądy i pocztę – czasem wymagają formy pisemnej
Zadbaj o kompletną dokumentację i protokół przekazania
Zmiana biura rachunkowego to poważna decyzja, która wiąże się z wieloma formalnościami.
Warto przeprowadzić ją krok po kroku, by nie pominąć żadnych ważnych instytucji i dokumentów.
Jeśli szukasz sprawdzonego partnera w zakresie księgowości – możesz skorzystać z usług dobryksiegowy.online.
Sprawdź naszą pełną ofertę usług księgowych tutaj: 👉 Zakres usług
Zobacz, jak prosto i przejrzyście wygląda nasz cennik 📊
Masz pytania? Napisz do nas przez formularz kontaktowy: Kontakt 💬Nie czekaj — zmień księgowego na lepszego i poczuj różnicę już dziś!
Skorzystaj z usług DobryKsięgowy.online
Zmieniasz biuro rachunkowe? Możesz od razu przejść na nowoczesną, wygodną księgowość online.
W DobryKsięgowy.online przeprowadzimy Cię przez cały proces, zajmiemy się pełnomocnictwami i pomożemy uporządkować dokumentację.
Sprawdź nasz cennik i wybierz pakiet dopasowany do Twoich potrzeb.
Zyskaj czas, spokój i profesjonalną obsługę bez wychodzenia z domu.